Signierte Dokumente aus MS-Word

E-Government Flyer Nr. 209

Wie kann man aus MS-Word signierbare XML-Dokumente erzeugen, qualifiziert signieren und auf Wunsch gleich zustellen?

Übersicht

Die Applikation (Plugin für MS-Word) dient zum

  • Erstellen von signierbaren XML-Dokumenten aus MS-Word
  • Signieren
  • Versenden

Standardisierte elektronische Signaturen (z.B.: XML-Signaturen) sind derzeit nicht in Standard-Word-Dokumenten unterbringbar.

Die Applikation erzeugt daher rechtswirksam signierte Dokumente in einem anderen geeigneten Format (XML mit Stylesheet).

In Österreich wird diese Lösung im E-Government verwendet, um elektronische Bescheide mit MS-Word zu erstellen, rechtsgültig zu signieren und zuzustellen (Details im E-Government Flyer: Bescheide aus ELAK im Bund).

Signaturen

Die Applikation bietet einen „Offline-Modus“ zum Signieren mit lokal angeschlossenem Kartenleser und Signaturkarte für

  • qualifizierte Signaturen gemäß SigG und EU-RL (1999/93/EG)
  • einfache Signaturen
  • spezielle Signaturen, wie z.B. Amtssignatur mit der Dienstkarte (von Organwaltern aufgebrachte Signatur auf behördlichen Dokumenten).

Sowie einen „Online-Modus“ für Signaturen, welche eine serverseitige Signaturerstellung benutzen,

  • serverseitige Amtssignaturen
  • einfache Signaturen.

Die Applikation unterstützt in allen Betriebsmodi das Aufbringen von Mehrfachsignaturen – also zum Beispiel das Gegenzeichnen durch den Vertragspartner – oder das gemeinsame Unterschreiben durch mehrere Personen.

Einbinden von Logos, Graphiken und Bildmarken werden unterstützt.

Dokument erstellen und signieren

  • Erstellen Sie das zu signierende Dokument einfach mit MS-Word.
  • Verwenden Sie dafür die bereitstehenden Formatvorlagen (z.B. aus der Vorlage).
  • Nachdem Sie den Text fertig gestellt haben, beginnen Sie über den Button "E-Bescheid" Buttonabbildung die Signatur.
  • Kontrollieren Sie im Wege der Vorschau, ob die Inhalte des Dokumentes korrekt sind.

Beispielhafte Darstellung der Vorschau

  • Falls gewünscht aktivieren Sie die automatische Zustellung und geben eine E-Mailadresse oder einen Zustelldienst an.

Zu beachten

Das Plugin kann nur jene Teile des Dokumentes bearbeiten, die aus vordefinierten Formatvorlagen aufgebaut sind.

Sollen andere Formatvorlagen verwendet werden, können die zu verwendenden Stylesheets angepasst oder benutzerdefinierte Stylesheets zur Verfügung gestellt werden.

Bei der Anwendung ist besondere Vorsicht geboten bei:

  • CUT and PASTE aus anderen Dokumenten: Dies funktioniert, wenn reiner Text aber nicht Styles mitgenommen werden.
  • Änderungen des Erscheinungsbildes: darunter sind Formatierungen, Hyphenation etc. zu zählen.
  • Verwendung von Formeln, Tabellen und Sonderzeichen: Dies kann zu nicht darstellbaren Formationen führen.

Bitte beachten Sie, dass aufeinander folgende Whitespaces (Leerzeichen, Zeilenumbrüche etc.) im XML-Dokument nicht erhalten bleiben.

Die Sicherheit der Arbeitsplatzumgebung ist als kritisch einzustufen, da ggf. qualifizierte Signaturen ausgelöst werden, welche einer händischen Unterschrift gleichgestellt sind. Daher könnte ein Missbrauch gravierend sein. Die Sicherheitshinweise des Zertifizierungsdiensteanbieters und der Hersteller der verwendeten Hard- und Software sind zu beachten.

Es sollte sichergestellt sein, dass die Umgebung frei von Viren, Trojanern u.ä. ist.

Voraussetzungen

  • Am Arbeitsplatz sollte MS-Word 2003 Professional installiert sein und .NET muss aktiviert sein.
  • Eine Bürgerkartenumgebung (BKU) muss installiert sein, wie z.B. kostenlos erhältlich unter: http://www.buergerkarte.at/bku
  • Das Plugin muss installiert werden (verfügbar unter: http://demo.a-sit.at/el_signatur/office_bescheid).
  • Die Benutzer benötigen eine persönliche Signaturkarte oder Zugriff auf einen Server-Signaturdienst (z.B. Amtssignatur).
  • Wird der automatische Versand gewünscht, so benötigt der Client zumindest Zugang zur E-Mail bzw.
  • wird der automatische Versand amtlicher Dokumente gewünscht, so benötigt der Client Zugang zu einem Zustelldienst (z.B. www.zustellung.gv.at).
  • Die MS-Word-Dokumente müssen aus bestimmten Formatvorlagen aufgebaut sein, dazu wird in der Regel eine geeignete Vorlage zur Verfügung gestellt.

Anwendungsbeispiel


Verwendung im österreichischen E-Government - elektronischer Bescheid

Ausgehend von den passenden Bescheid-Vorlagen wird die

  • Erstellung,
  • Signatur und
  • Zustellung

von Bescheiden auf der Clientseite vollständig durch das Plugin in MS-Word 2003 umgesetzt. Durch die geeignet strukturierten Word-Dokumentvorlagen wird es ermöglicht, dass beispielsweise der Adressat automatisch im Zustellvorgang übernommen wird.

Abbildung: Prozessbeschreibung elektronischer Bescheid

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Senden Sie ein E-Mail an: technology@a-sit.at